IA pour la gestion du personnel en santé : Placement Premier Soin

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Le poids administratif de la gestion du personnel en santé

La gestion du personnel dans le secteur de la santé au Québec implique un volume soutenu de communications quotidiennes. Les agences de placement traitent en continu des courriels portant sur les disponibilités, les remplacements, les confirmations de quart et les ajustements d'horaires. Placement Premier Soin, agence québécoise spécialisée en placement de personnel pour les établissements de santé, a confié à Explor.ai l'automatisation d'une partie de ce traitement administratif avec l'intelligence artificielle. Le projet combine traitement automatique du langage, classification de courriels et orchestration de tâches pour libérer les coordonnateurs des opérations répétitives.

Face à ce défi, le client a collaboré avec Explorai pour mettre en place une solution basée sur l’intelligence artificielle, capable de traiter automatiquement les courriels entrants. Explorai a développé un outil de monitoring et d’analyse de la boîte de courriels, intégrant des modèles de Large Language Model (LLM).. Cette solution permettait d’extraire, structurer et analyser les informations clés nécessaires à l’assignation rapide et efficace du personnel.

Traitement automatique du langage appliqué aux courriels

Pour les documents numérisés ou en format image, la technologie OCR d’Azure a été intégrée afin de convertir les fichiers en texte exploitable. Grâce à cette automatisation, le traitement des demandes a été accéléré de manière significative. Le temps moyen de traitement d’un courriel est passé de plusieurs minutes, voire heures dans certains cas, à une moyenne de vingt-huit secondes par courriel.

Coordination du personnel allégée par l'automatisation

L’outil développé permettait également aux gestionnaires de visualiser et d’organiser plus efficacement les demandes. Cependant, la partie liée à l’interface de suivi centralisée n’a pas été développée par Explorai, mais par une entreprise tierce. Cette plateforme offrait aux responsables une meilleure visibilité des demandes entrantes et facilitait l’identification des interventions nécessaires.

Impact sur l’efficacité et les prochaines étapes

Avec cette solution, le client a pu réduire la charge administrative, libérant ainsi du temps pour les gestionnaires afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches plus critiques. L’optimisation de la planification et la gestion des urgences ont été indirectement améliorées grâce à l’automatisation du traitement des demandes, et le temps gagné a été redistribué stratégiquement dans l’organisation.

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