Automatisation de la gestion des demandes de personnel

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Un afflux massif de demandes difficile à gérer

Le client est un fournisseur de services de placement de personnel temporaire dans le domaine de la santé. L’entreprise était confrontée à un problème majeur de gestion des demandes de personnel, recevant plus de 1000 courriels par semaine provenant de diverses institutions de santé, notamment des hôpitaux, cliniques et établissements correctionnels. Ces courriels contenaient des informations dans des formats disparates, incluant du texte brut, des fichiers Word et Excel, des PDF, ainsi que des images numérisées. L’absence de standardisation dans la communication complique l’extraction et la structuration des informations essentielles pour l’assignation du personnel, engendrant des retards et une surcharge administrative.

Une solution d’intelligence artificielle pour centraliser et automatiser le traitement

Face à ce défi, le client a collaboré avec Explorai pour mettre en place une solution basée sur l’intelligence artificielle, capable de traiter automatiquement les courriels entrants. Explorai a développé un outil de monitoring et d’analyse de la boîte de courriels, intégrant des modèles de Large Language Model (LLM).. Cette solution permettait d’extraire, structurer et analyser les informations clés nécessaires à l’assignation rapide et efficace du personnel.

Accélération du traitement et reconnaissance des documents

Pour les documents numérisés ou en format image, la technologie OCR d’Azure a été intégrée afin de convertir les fichiers en texte exploitable. Grâce à cette automatisation, le traitement des demandes a été accéléré de manière significative. Le temps moyen de traitement d’un courriel est passé de plusieurs minutes, voire heures dans certains cas, à une moyenne de vingt-huit secondes par courriel.

Optimisation de la gestion et de la prise de décision

L’outil développé permettait également aux gestionnaires de visualiser et d’organiser plus efficacement les demandes. Cependant, la partie liée à l’interface de suivi centralisée n’a pas été développée par Explorai, mais par une entreprise tierce. Cette plateforme offrait aux responsables une meilleure visibilité des demandes entrantes et facilitait l’identification des interventions nécessaires.

Impact sur l’efficacité et les prochaines étapes

Avec cette solution, le client a pu réduire la charge administrative, libérant ainsi du temps pour les gestionnaires afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches plus critiques. L’optimisation des plannings et la gestion des urgences ont été indirectement améliorées grâce à l’automatisation du traitement des demandes, et le temps gagné a été redistribué stratégiquement dans l’organisation.